10 setembro 2007

Os "5S" aplicáveis ao computador

Como vimos no artigo anterior, além das informações nas empresas circularem na forma escrita, impressa em papel, dando origem aos documentos (correspondências, relatórios, registros, etc),
também temos um uso crescente de documentos que são processados no computador. Mas se no meio físico (papéis) esses registros usualmente encontram-se bem arquivados (pastas por data, por assunto, etc.), é comum que, no computador, os documentos estejam misturados ou em localização incerta. Veja a seguir como os "5S" podem ser aplicados na organização de seus arquivos eletrônicos. O objetivo deste trabalho é tentar dar para esses arquivos o mesmo tratamento que damos aos arquivos físicos.

1. Senso de Utilização: Devemos descartar (deletar) periodicamente os arquivos que já não nos servem mais. Claro que teremos que ter critérios para fazer essa eliminação. Computador muito carregado é sinônimo de computador lento. Atenção, não basta deletar um arquivo desnecessários, você deverá também limpar periodicamente a "Lixeira", caso contrário o espaço requerido continuará sendo ocupado pelo "lixo".

2. Senso de Ordenação: O acesso conhecido e rápido é o grande desafio desse senso. Imagine que você está com um cliente em outra cidade e necessita de uma informação. A única pessoa que está no escritório é um funcionário recém-admitido. Se o sistema de controle de arquivos tiver um roteiro bem planejado e definido (se estiver descrito, ainda melhor), com apenas alguns minutos e muita segurança, qualquer pessoa poderá transmitir a informação.

3. Senso de Limpeza: Normalmente vemos que a pasta "Meus documentos" acaba sendo a grande lixeira do nosso computador. Tudo que não sabemos onde colocar vai parar nela, deixando-a sem nenhuma organização, como um verdadeiro labirinto. É importante aprendermos a "não sujar" para não ter que sair deletando tudo, desesperadamente, quando a máquina estiver lenta. Na caixa de e-mail também podemos aplicar o 5S mantendo a "caixa de entrada" sempre atualizada, ou seja, todos os e-mails recebidos em suas devidas caixas de arquivo.

4. Senso de Saúde: A conseqüência mais comum da não aplicação dos sensos anteriores é a lentidão do processamento das informações no computador. Quando os gigabytes são consumidos com arquivos desnecessários, a "doença" é inevitável.

5. Senso de Autodisciplina: É tornar sistemática esta prática e divulgar a informação.

Fonte: Qualidade Informa - CEBICT

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