10 setembro 2007

Os "5S" aplicáveis no escritório

Os "5S" aplicáveis no escritório: Organizando os arquivos

Geralmente, ao falarmos de 5S, vêm à nossa cabeça palavras como: descarte, redução de desperdício, organização, etc. Resultados estes mais expressivos ao associarmos indústrias e suas áreas de produção, depósitos, estoques, entre outros. Mas quando implementamos em escritórios, pouco é falado e dado o seu devido reconhecimento.

Vale lembrar que esse programa deve ser implantado em todos os setores, independentemente do seu tamanho. Eles existem, logo são importantes. Mesmo dentro dos escritórios, quando falamos em resultados do programa, informamos apenas aqueles mais volumosos, deixando muitas vezes de citar ou mesmo de implantar os 5S nos arquivos, pois através da experiência com a grande maioria de nossos clientes, observamos a pouca atenção à organização de documentos, podendo causar fortes dores de cabeça ao tentar achá-los e identificá-los.

O senso de UTILIZAÇÃO ou SEPARAÇÃO pode ser aplicado quando estabelecemos critérios de descarte das informações ou dos documentos. Há informações que com o tempo perdem a validade, tornam-se obsoletas e apenas avolumam as pastas dos arquivos, dificultando o acesso às informações válidas. Esses critérios darão origem ao que chamamos de tempo de retenção ou tempo de guarda, com o qual poderemos periodicamente fazer o descarte de documentos e correspondências que não nos servem mais, sendo, assim, necessário elaborar uma tabela de temporalidade para cada documento/registro.

O senso de ORDENAÇÃO se aplica quando definimos uma metodologia de arquivamento que facilite o controle e o acesso rápido às informações por qualquer pessoa que delas necessite. Para isso é essencial dispor de caixas e pastas com etiquetas padronizadas, identificando o título, código da área (se necessário), data e tempo de retenção.

O senso de LIMPEZA pode ser aplicado da forma tradicional, ou seja, o melhor é "não sujar", o que significa manter a ordenação definida e contemplar, no controle, os novos tipos de documentos, evitando sempre arquivamentos provisórios.

Para o senso de SAÚDE, entendemos que a facilidade e a rapidez de acesso a uma determinada informação podem tornar o ambiente de trabalho e as relações interpessoais mais confortáveis. Deve ser muito estressante quando o chefe solicita uma informação, uma correspondência a uma secretária e ela demora ou não consegue achá-la, por isso que é importante a utilização de caixas identificadas.

O senso final, o da AUTODISCIPLINA, é fundamental para que o programa seja mantido e o sistema de controle de documentos difundido e praticado por todos.

O programa 5S é a base para um sistema da qualidade bem estruturado. Para isso, seria bastante interessante a realização periódica de auditorias de 5S, acompanhadas de premiações (troféu, brindes, etc.) para a sala vencedora e de um coffee break/almoço/churrasco, por exemplo.

Fonte: Qualidade Informa - CEBICT

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